Voraudit (Stufe I)

Das Auditverfahren wird durch die Anfrage eines Unternehmens eingeleitet, welches seine Lederwarenprodukte zertifizieren oder deren Zertifizierungsfähigkeit überprüfen lassen möchte.

Das Zertifizierungsverfahren beginnt mit dem Voraudit (Stufe I). Um ein Zertifizierungsangebot erstellen zu können, benötigt das INCA Institut konkrete, relevante Angaben zum beantragenden Unternehmen. Diese Daten werden im Rahmen des Voraudits (Stufe I) mittels eines Erfassungsbogens des INCA Instituts dokumentiert. Relevante Angaben sind z. B. Umsatzzahlen, Absatzmengen, Vertriebswege und Produktionsstätten.

Anfrage des beantragenden Unternehmens

Das Voraudit (Stufe I) wird durch eine formlose und unverbindliche Anfrage eines an einer Zertifizierung interessierten Unternehmens eingeleitet. Diese Anfrage kann an das INCA Institut per Email an info@inca-institut.de oder über das Kontaktformular auf der Homepage des INCA Instituts unter         www.inca-institut.de gerichtet werden.

Zusendung des Erfassungsbogens

Auf Anfrage des an einer Zertifizierung interessierten Unternehmens sendet das INCA Institut einen Erfassungsbogen sowie allgemeine Informationen und eine Informationsbroschüre des INCA Instituts zu. Der Erfassungsbogen wird benötigt, um wichtige Kennzahlen des anfragenden Unternehmens zu dokumentieren und um zu überprüfen, ob die Zertifizierungsfähigkeit gegeben ist.

Einreichen des ausgefüllten Erfassungsbogens

Mit der Zusendung des Erfassungsbogens wird das beantragende Unternehmen gebeten, das Formular ausgefüllt an das INCA Institut zurückzusenden. Dabei ist der Erfassungsbogen durch die vertretungsberechtigte(n) Person(en) des beantragenden Unternehmens zu unterzeichnen.

Prüfung des Erfassungsbogens

Der eingereichte Erfassungsbogen wird auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. Erst auf Grundlage der erhobenen Daten kann das INCA Institut dann die Zertifizierungsfähigkeit der Produkte des beantragenden Unternehmens feststellen.

Erhobene Daten werden zu jeder Zeit streng vertraulich behandelt. Sie verbleiben beim INCA Institut und werden dort ausschließlich zu Zwecken der Produktzertifizierung verwendet.

Versenden des Zertifizierungsangebots

Auf Grundlage der erhobenen Daten erstellt das INCA Institut ein individuelles Angebot für die Zertifizierung der konkreten Lederprodukte. Das Angebot wird dem beantragenden Unternehmen unterschrieben in zweifacher Ausführung und mit der Bitte um Gegenzeichnung zugesendet.

Auf Wunsch des beantragenden Unternehmens kann nach dem Erhalt des Zertifizierungsangebotes ein persönliches Gespräch folgen, in welchem offene Fragen beantwortet werden und der konkrete Ablauf und Umfang der Zertifizierung besprochen wird.

Vertragsschluss über die Durchführung des Zertifizierungsverfahrens

Durch Unterzeichnung und Rücksendung des Zertifizierungsangebots an das INCA Institut kommt der Vertrag über die Durchführung des Zertifizierungsverfahrens zustande. Vor diesem Zeitpunkt geht das beantragende Unternehmen keine Verpflichtungen ein und kann das Voraudit (Stufe I) jederzeit abbrechen.

Audit (Stufe II)

Auf das Voraudit (Stufe I) folgt das Audit (Stufe II), welches in enger Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen dem beantragenden Unternehmen und dem INCA Institut durchgeführt wird.

Das Audit dient dazu, die für die Zertifizierung notwendigen Verfahrensweisen zwischen dem beantragenden Unternehmen und dem INCA Institut zu erörtern und den konkreten Ablauf der Zertifizierung festzulegen. Das INCA Institut erläutert dem beantragenden Unternehmen den Prüfumfang, die Prüfkriterien und die Prüfmethodik.

Am Ende des Audits (Stufe II) steht ein Auditbericht, der das Vereinbarte festhält, den Prüfumfang wiedergibt und einen Zeitplan mit konkreten Daten enthält, nach welchem das Zertifizierungsverfahren nun durchgeführt wird.

Probenentnahme und Prüfungsverfahren

Nach Voraudit (Stufe I) und Audit (Stufe II) wird das eigentliche Prüfungs- und Zertifizierungsverfahren eröffnet.

Mitarbeiter des INCA Instituts entnehmen vor Ort stichprobenartig Produktproben aus den zu zertifizierenden Lederwaren. Die Anzahl der Produktproben ergibt sich zum einen aus dem festgelegten Prüfumfang und zum anderen aus den internen Richtlinien des INCA Instituts zur Produktprobenentnahme. Das konkrete Vorgehen bei der Probenentnahme durch das INCA Institut wird nicht offengelegt, um Möglichkeiten zur Verfälschung des Prüfergebnisses zu verhindern.

 Laborprüfung

Die entnommenen Produktproben werden in einem der akkreditierten Kooperationslabore des INCA Instituts analysiert. Die Laboruntersuchung und das damit verbundene Prüfverfahren richteten sich nach der DIN EN ISO 17075:2007. Die Laborergebnisse werden in einem Prüfbericht dokumentiert und ausgewertet.

Entscheidend bei der Laboruntersuchung der Produktproben ist, dass die Richtlinien des INCA Instituts zur Bestimmung des Chrom(VI)-Gehaltes eingehalten werden. Dabei legen wir den gesundheitlich unbedenklichen Schwellenwert von maximal 3 mg Chrom(VI) pro Kilogramm Lederprodukt zu Grunde.

Unsere Zertifikate erfüllen somit die Richtlinien der seit 1. Mai 2015 gültigen EU-Verordnung für Lederwaren oder Lederteile, die mit der Haut in Berührung kommen.

Zertifizierung

Halten die Produktproben den Schwellenwert von maximal 3 mg Chrom(VI) pro Kilogramm Lederprodukt ein, erteilt das INCA Institut das Zertifikat                   „Chrom-(VI)-freies Leder”.

 

Siegelchrom6

 

 

Bei der Zertifizierung von pflanzlich gegerbtem Leder wird ebenfalls die EU-Obergrenze von maximal 3 mg Chrom(VI) pro Kilogramm Lederprodukt zugrunde gelegt, allerdings können ausschließlich pflanzlich gegerbte Produkte das Zertifikat „100 % pflanzlich gegerbtes Leder” erhalten.

 

Siegel100pflanzlich

 

Zertifikatsvergabe

Im Anschluss an die erfolgte Zertifizierung wird das INCA-Zertifikat an das Unternehmen übergeben. Ab diesem Zeitpunkt kann das Unternehmen das INCA-Zertifikat einsetzen und seine zertifizierten Produkte damit kennzeichnen. Ebenso werden dem Unternehmen Dokumente über die vereinbarten Prüfkriterien und Prüfumfänge ausgehändigt sowie ein digitales INCA-Zertifikat übermittelt. Das digitale Zertifikat kann ab dem Zeitpunkt der Zertifikatserteilung zu Werbezwecken genutzt werden – in einem Umfang, der zwischen dem beantragenden Unternehmen und dem INCA Institut im Zertifizierungsvertrag vereinbart wurde.

Wiederholung des Zertifizierungsverfahrens

Sollte ein beantragendes Unternehmen ein Zertifikat aufgrund der Überschreitung von Schwellenwerten nicht erhalten, so werden seitens des INCA Instituts konkrete Verbesserungsmaßnahmen und Optionen zur Nachbesserung vorgeschlagen.

Zwischen dem Unternehmen und dem INCA Institut können entsprechende Nachprüfungen vereinbart werden, sofern das Unternehmen der Auffassung ist, dass es die konkreten Vorschläge des INCA Instituts umgesetzt hat.

Rezertifizierung

Eine Zertifizierung wird für einen Zeitraum von zwei Jahren ausgesprochen – beginnend mit dem Datum der Ausstellung des Zertifikats. Nach Ablauf des Zertifizierungszeitraums kann auf Wunsch des Unternehmens eine Rezertifizierung für einen weiteren Zeitraum von zwei Jahren beantragt werden. Der Ablauf der Rezertifizierung entspricht dem Ablauf der erstmaligen Zertifizierung. Die konkrete Durchführung und der Umfang der Rezertifizierung wird individuell zwischen dem beantragenden Unternehmen und dem INCA Institut abgesprochen.